Du bist mit deiner Firma auf verschiedenen Social Media Plattformen präsent und weisst, dass deine Mitarbeitenden wichtige Botschafterinnen und Botschafter für dein Unternehmen sein können? Da empfiehlt sich ein Social Media Leitfaden. Es gibt zwei Herangehensweisen: Entweder du sagst deinen Mitarbeitenden was sie nicht dürfen (Verbote). Oder du ermutigst dein Team, sich aktiv einzubringen (Motivation) und zeigst auf, welche Möglichkeiten es gibt. Meine Anregungen und Tipps helfen dir dabei.
Warum braucht es Guidelines?
Wir alle sind (fast) tagtäglich online unterwegs. Dank Smartphones können wir das rund um die Uhr und ortsunabhängig – auch während der Arbeit. Mitarbeitende haben auf fast allen Social Media Plattformen die Möglichkeit, anzugeben, wo sie derzeit tätig sind. Das tun auch tatsächlich viele und schon entsteht eine Verbindung zu deinem Unternehmen. Mit Guidelines resp. einem Leitfaden hältst du nicht nur fest, mit welchen Botschaften deine Firma online wahrgenommen werden möchte, sondern bietest eine Orientierungshilfe rund um die Kommunikation via Blogs, Social Media und ggf. Medien.
Mitarbeitende einbinden und motivieren
Wie aber schafft man es, Mitarbeitenden Empfehlungen für deren privates Engagement auf verschiedenen Plattformen und Netzwerke an die Hand geben, ohne den Eindruck zu erwecken, die freie Meinungsäusserung zu beschneiden oder den Mitarbeitenden gar reinreden zu wollen? Mit Hirn, Herz und Verstand. Klingt einfach, ist aber ein Spagat und ein hartes Stück Arbeit. Gehe das unbedingt an, du kannst davon profitieren!
Auf Stärken und Knowhow fokussieren
Überlege dir, welche Stärken und welches Knowhow in deinem Team vorhanden sind. Ermutige deine Mitarbeitenden, diese Stärken und ihr Wissen einzubringen. Angenommen du verkaufst Elektronik. Auf deiner Facebook-Seite stellen die Fans immer wieder technische Fragen. Warum nicht ein Mitglied deines Support-Teams ins Social Media Team aufnehmen und dieser Person die Beantwortung der technischen Fragen vertrauensvoll übertragen?
Botschafterinnen und Botschafter
Deine Mitarbeitenden sind genau das! Botschafterinnen und Botschafter, gar Influencer! Behandle sie auch als solche. Gebe deinem Team die notwendigen Regelungen und Werkzeuge an die Hand, um eigenverantwortlich zu handeln und deine Firma nach Aussen sympathisch zu vertreten – auch in der Freizeit.
Stichworte dazu sind: Geheimhaltung, Datenschutz, Fairness, Konkurrenz. Verwendung von Logos und Fotos. Respekt und Toleranz. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen, was sie dürfen und wo Grenzen gesteckt sind. Wie ist die private Nutzung von Social Media während der Arbeitszeit geregelt? Haben alle Personen, die bei der Betreuung deiner Onlinepräsenzen mithelfen, die entsprechenden Zugänge?
Meinungen einholen
Hast du deine Mitarbeitenden schon einmal gefragt, was diese vom bestehenden oder geplanten Social Media Auftritt halten? Gibt es Verbesserungsvorschläge? Oder gar neue Plattformen, die zu bespielen sich lohnen? Beteilige dein Team doch an der Erarbeitung des Social Media Leitfadens. Und sei dir nicht zu schade, Regeln und Leitlinien auch mal zu überarbeiten, wenn das notwendig ist. Kontaktperson: An wen können sich Mitarbeitende wenden, wenn sie Vorschläge für Inhalte haben? Oder in einer Situation sind, die sie nicht alleine lösen können?
Wo ist deine Firma präsent?
Nur wer weiss, wo die Arbeitgeberin, der Arbeitgeber eine Onlinepräsenz unterhält, kann sich entsprechend einbringen. Liste deshalb alle Social Media Kanäle auf, auf denen deine Firme vertreten ist.
Sind die Links zu deinen digitalen Präsenzen auch in euren eMail-Signaturen eingebunden? Auf der Webseite zu finden? Im Newsletter verlinkt? In Blogbeiträgen erwähnt oder gar als einzelne Beiträge hin und wieder direkt eingebunden?
Was ist mit dem LinkedIn- oder Xing-Profil deiner Mitarbeitenden? Beide Kanäle bieten sogenannte «Badges» an, die du auf der Teamseite einbinden kannst. So fällt es den Besucher:innen eurer Webseite leichter, sich direkt mit der gewünschten Person zu vernetzen – für den Vertrieb mittlerweile unerlässlich!
Social Media Kanäle lassen sich natürlich auch geschickt in klassischen Print-Produkten wie Visitenkarte, Flyer, Broschüre, Magazin einbinden.
Ziele, Botschaften, Zielgruppen
Liste auch transparent auf, warum deine Firma auf LinkedIn, Instagram, Facebook, YouTube, TikTok, Clubhouse & Co. online ist. Was ist die Kernbotschaft, die vermittelt werden soll? Warum wurden die Plattformen ausgewählt. Wer ist intern hauptverantwortlich?
Deine Mitarbeitenden tragen aktiv dazu bei, das positive Image deines Unternehmens aufzubauen. Gemeinsam erhöht ihr die Kundennähe und den Kundendialog. Und nicht zuletzt betreibst du mit der aktiven Einbindung deiner Mitarbeitenden Employer Branding.
Möchtest du Unterstützung bei der Erarbeitung und Einführung von Social Media Guidelines? Oder beim Social Media Management? Oder der Strategie? Dann buche ein kostenloses 20-minütiges Strategie-Gespräch mit mir. Oder schreibe mir einfach eine Nachricht.
